一份詳盡的會議策劃方案能夠讓會議執(zhí)行更加省事，但詳盡的方案包含了很多事項，在策劃時如何著手，要注意哪些方面呢？在這篇文章中我們大理會議活動策劃公司為你進(jìn)行解答。

大型會議的組織策劃往往要經(jīng)過一系列繁瑣的工作，若是某一步驟沒做好或做到位，可能會使得會議效果不盡人意，甚至出亂子。一份詳盡的策劃方案能夠讓后期執(zhí)行更加省事，但詳盡的方案包含了很多事項，如會議目的、規(guī)模、時間場地、與會人員、預(yù)算、會議形式、分工等等，在策劃時如何著手，要注意哪些方面呢？
一、與領(lǐng)導(dǎo)溝通了解會議目的
策劃之前的溝通是必不可少的工作，了解領(lǐng)導(dǎo)舉行會議的目的，確定整個會議策劃的大方向，方案要體現(xiàn)出主辦方的意圖，否則完全是無用功。比如要溝通好會議的主題是什么？多大規(guī)模？請哪些領(lǐng)導(dǎo)來？議程是什么？有什么特別交代的事項？
二、草擬初步方案，與領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)
溝通之后應(yīng)該將初步的方案擬寫出來，我大理會議活動策劃公司提醒大家這個需要交給領(lǐng)導(dǎo)來審核。因為在溝通過程中，有可能出現(xiàn)理解偏差的情況，把方案寫到紙上，能夠及時糾正，避免走偏。同時，如果領(lǐng)導(dǎo)需要修改，或者有新的想法，也可以及時加上去。
擬定初步方案
三、細(xì)化方案
初步方案確認(rèn)后，就要來細(xì)化每一個環(huán)節(jié)了，這一步驟是最重要的一步。可按照“會前、會中、會后”的思路來安排好每一個步驟。
1、會前準(zhǔn)備：會議通知、落實與會人員名單、安排會場、會場平面圖、會議簽到、會議材料發(fā)放等等。
會前準(zhǔn)備工作量較大，會場的安排比較講究，根據(jù)不同的會議來布置現(xiàn)場，同時也要考慮作為安排等等。諸如會議通知、簽到的事項，可以借助會議助手軟件來協(xié)助，大大減少工作量。
2、會中：物料配合、人員配合
會議每一個環(huán)節(jié)需要什么物質(zhì)材料配合？工作人員在每一環(huán)節(jié)應(yīng)做什么？都需要策劃到位。
我大理會議活動策劃為大家舉個例子，如會議中有現(xiàn)場抽獎的環(huán)節(jié)，那是用轉(zhuǎn)盤來抽獎？還是可以用會議助手軟件來投放到大屏幕抽獎，人人可參與到彈幕互動？
3、會后：會議紀(jì)要、總結(jié)、宣傳報道
會議結(jié)束后需不需要進(jìn)行宣傳報道？如果需要就要準(zhǔn)備照片和宣傳稿。會議紀(jì)要可以通過會議助手在企業(yè)微信發(fā)布，方便與會人員及時查閱，如有修改意見也可以在評論區(qū)提出。
四、合理分配工作
執(zhí)行中很有可能出亂子，要懂得與同事分工合作，千萬別一個人把全部活攬下來。如果真有什么特殊情況，到了緊要關(guān)頭往往都是顧得了頭顧不了尾了，因此分工合作是必需的，多一個人分擔(dān)處理當(dāng)然會更靠譜。
五、主辦人公布策劃方案并宣布分工
策劃方案確認(rèn)完成后，由領(lǐng)導(dǎo)來公布并分配工作，這一點很重要，畢竟自己沒有分工權(quán)力，同事不一定能全力執(zhí)行。由領(lǐng)導(dǎo)出馬，那就變成了自己分內(nèi)的工作，這是不一樣的性質(zhì)。
完成了以上的策劃工作，那么執(zhí)行下去就會事半功倍。當(dāng)然，在執(zhí)行過程中會遇到各種各樣的情況，這時就需要及時調(diào)整，靈活處理啦！
如果你想了解更多關(guān)于會議活動解決方案，可以咨詢我們大理會議活動策劃公司在線客服，我們會有一對一的客服為你解答！